В этой статье предложим инструкции по автоматизации заполнения договоров в Microsoft Word. Поделимся доступными инструментами для автоматизации, расскажем, как ими пользоваться и как эти инструменты применяют в других компаниях. В конце будет готовое решение, позволяющее убрать рутину из процесса документооборота.
Как автоматизировать заполнение документов в Word
Шаблоны документов
Составьте базу данных из уже готовых шаблонов с пропущенными полями. Наверняка многие документы, используемые в вашей компании, пишутся по одному и тому же шаблону. Тем более что многие из этих документов строго регламентированы законами или внутренними правилами компании. Готовые шаблоны многих документов можно найти на сервисе КонсультантПлюс.
Если шаблонные документы вам не подходят, составьте универсальный документ, где будет указана «шапка» с информацией о вашей компании и заключение с подписями сторон. Тогда можно будет вставить основное содержание документа и отправить его сразу на подписание.
Если шаблонные документы вам не подходят, составьте универсальный документ, где будет указана «шапка» с информацией о вашей компании и заключение с подписями сторон. Тогда можно будет вставить основное содержание документа и отправить его сразу на подписание.
Многие формы документов есть на КонсультантПлюсе.
Интеграция с Word
В Microsoft Word есть готовые инструменты для работы с шаблонами. Например, можно сохранить документ в формате .dotx. Это специальный формат, в котором сохранена общая разметка, но оставлены пустые поля под переменные, например реквизиты заказчика.
А если вы используете CRM, такие как Битрикс24, amoCRM или 1С, можно поручить заполнение реквизитов им. Для этого можно написать скрипт, который будет брать информацию о клиенте из его карточки в базе данных и автоматически подставлять её в документ. Очень быстро и удобно.
А если вы используете CRM, такие как Битрикс24, amoCRM или 1С, можно поручить заполнение реквизитов им. Для этого можно написать скрипт, который будет брать информацию о клиенте из его карточки в базе данных и автоматически подставлять её в документ. Очень быстро и удобно.
Использование нейронных сетей и искусственного интеллекта
Нейросети прекрасно справляются с поиском орфографических, стилистических и пунктуационных ошибок в тексте. Вставьте готовый документ в GigaChat, YandexGPT или ChatGPT (недоступен в РФ) — и через 10 секунд получите чистый, вычитанный текст без ошибок.
А ещё можно посоветоваться с нейросетью, какие риски может нести ваш договор и на какие пункты стоит обратить внимание. Однако всегда перепроверяйте важные документы после нейросетей — они могут ошибаться.
А ещё можно посоветоваться с нейросетью, какие риски может нести ваш договор и на какие пункты стоит обратить внимание. Однако всегда перепроверяйте важные документы после нейросетей — они могут ошибаться.
Для справки: эта статья была написана с помощью ChatGPT.
Автоматическая отправка и подписание
Если вы используете электронный документооборот (ЭДО), например Контур.Диадок, с помощью автоматизации можно получить готовый договор с подставленными реквизитами прямо в приложении для документооборота. Проверили, всё ли верно в договоре, нажали кнопку «Подписать» — и ваш договор уже на подписании у клиента.
Кейс: как бухгалтерия на аутсорсе сократила создание договоров с 3 рабочих дней до 2 часов
Вышеописанный алгоритм мы в компании AIQuery внедрили в небольшое бухгалтерское агентство.
Они обратились к нам с задачей оптимизировать процесс обмена документами с заказчиками. До внедрения нашего решения некоторые клиенты привозили документацию ящиками, что замедляло работу всего отдела документооборота.
Для решения задачи мы внедрили CRM-систему Битрикс24 с данными о всех текущих и новых клиентах, а также подключили систему для ЭДО. Договор об оказании услуг для всех юрлиц был одинаков, кроме реквизитов, поэтому собирать базу данных договоров не пришлось. Вдобавок мы научили персонал общаться с нейросетями — никто не думал, что это так просто и сильно упрощает жизнь.
В итоге всего за 1 месяц мы полностью перевели бухгалтерию с бумажного документооборота на цифровой.
Они обратились к нам с задачей оптимизировать процесс обмена документами с заказчиками. До внедрения нашего решения некоторые клиенты привозили документацию ящиками, что замедляло работу всего отдела документооборота.
Для решения задачи мы внедрили CRM-систему Битрикс24 с данными о всех текущих и новых клиентах, а также подключили систему для ЭДО. Договор об оказании услуг для всех юрлиц был одинаков, кроме реквизитов, поэтому собирать базу данных договоров не пришлось. Вдобавок мы научили персонал общаться с нейросетями — никто не думал, что это так просто и сильно упрощает жизнь.
В итоге всего за 1 месяц мы полностью перевели бухгалтерию с бумажного документооборота на цифровой.
А можно проще?
Да, можно. Обращайтесь к нам в AIQuery. Обсудим ваш конкретный запрос, оперативно составим ТЗ и внедрим автоматизацию, которая быстро окупится.
Оставляйте заявку на сайте.
Оставляйте заявку на сайте.